Nebenkostenabrechnung – genau überprüfen

In punkto Nebenkostenabrechnung kommt es immer wieder zu Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter. Im schlimmsten Fall treffen sich beide Seiten sogar vor Gericht wieder. Welche Pflichten hat ein Vermieter und was genau zählt eigentlich zu den Nebenkosten?

Ein Vermieter hat nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten. Dazu gehört eine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen, wenn es monatliche Abschlagszahlungen des Mieters gibt. Laut Bundesgerichtshof muss ein Vermieter eine schriftliche Auflistung sämtlicher Nebenkosten erstellen. In ihr sind die Gesamtkosten enthalten und auch die Angaben des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels dürfen nicht fehlen.

Überprüfung der Nebenkostenabrechnung

Richtig oder falsch? Manchmal herrscht bei Mietern ein regelrechtes Chaos, wenn die Nebenkostenabrechnung eintrifft. Es gibt jedoch Maßnahmen, die einem Mieter zugrunde liegen, denn auch diese Abrechnung ist kein Buch mit sieben Siegeln.

Eine Überprüfung kann Schritt für Schritt erfolgen. Regel Nummer eins lautet: wurde die Nebenkostenabrechnung überhaupt fristgerecht überbracht? Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Abrechnungszeitraum erstellt und zugestellt haben. Würde die Rechnung also vom 1. Januar eines Jahres bis zum 31. 12. des entsprechenden Jahres abgerechnet, muss diese spätestens am 31.12. des nächsten Jahres im Briefkasten des Mieters liegen. Kommt sie später an, muss der Mieter in der Regel nicht zahlen.

Die Betriebskosten müssen vom Vermieter auch dann abgerechnet werden, wenn ihm selber eine Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Die Gesetzgebung schreibt fest: eine Jahresabrechnung des Wohnungseigentümers gilt nicht als Grundlage für Betriebskostenabrechnungen. Ist eine Ein -Jahres- Frist verstrichen, kann der Vermieter seine Forderungen nur dann geltend machen, wenn er weder absichtlich, noch fahrlässig die Verspätung verursacht hat.

Hinweis:
Es gibt jedoch Ausnahmefälle, die dann eintreten, wenn dem Vermieter keine Schuld an eine Verspätung trifft. Das kann zum Beispiel dann sein, wenn ein Stromanbieter eine höhere Stromrechnung nachreicht. Anders verhält es sich, wenn die Abrechnung per Post verschickt wurde und verspätet oder gar nicht eintrifft. Die Post ist als eine Art Erfüllungshilfe des Vermieters tätig und dieser müsste im Fall der Fälle für ein Fehlverhalten der Post eintreten.

Auf jeden Fall sollte ein Mieter immer überprüfen, ob für den richtigen Zeitraum abgerechnet wurde. Die Abrechnung muss zwölf Monate umfassen, um ihr Gültigkeit zu behalten.

Welche Nebenkosten werden abgerechnet?

Beliebige Kosten des Vermieters haben auf einer Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen. Nur Nebenkosten, die im Vorfeld erörtert wurden, muss ein Mieter auch zahlen. Diese Kosten sind im Normalfall im Mietvertrag einzusehen. Hierbei ist darauf zu achten, ob es sich um nur Betriebskosten oder um sämtliche Betriebskosten handelt. Bei letzterem gelten alle umlagefähigen Nebenkosten, gemäß der Betriebskostenverordnung.

Sind zum Beispiel diese Kosten aufgeführt:

  • Müllabfuhr
  • Beleuchtungsmittel
  • Gebäudereinigung

muss der Mieter auch nur diese zahlen. Sind im Vertrag keine Betriebskosten aufgeführt, gilt die Brutto- oder Inklusiv Miete. In diesem Fall würde der Mieter nur für Heiz-, sowie Warmwasserkosten aufkommen müssen. Sämtliche weitere Kosten wären durch die Zahlung der Miete abgegolten.

Die Heizkosten sind immer ein heikles Thema, wenn es um die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung geht. Anders als bei anderen Nebenkosten, hat der Gesetzgeber genau festgelegt, wie die Kosten verteilt werden müssen.

Mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch müssen abgerechnet werden. Bei ganz alten Häusern oder denen, die schlecht gedämmt sind, sind in der Regel 70 Prozent zu veranschlagen. Die übrigen Kosten werden auf die Wohnfläche verteilt. Hat ein Vermieter hierbei gemogelt, darf ein Mieter den Betrag um 15 Prozent kürzen.

Die gängigen Verteilschlüssel

Nebenkostenarten:Verteilschlüssel:
GrundsteuerQuadratmeter Wohn-/ Nutzfläche
KaltwasserGesamtmenge in Kubik (kalt und warm)
AbwasserGesamtmenge in Kubik (kalt und warm)
OberflächenwasserAnzahl Nutzeinheiten
StraßenreinigungAnzahl Nutzeinheiten
MüllabfuhrAnzahl der Personen
HausreinigungAnzahl Nutzeinheiten

Des Weiteren dürfen sich auf einer Nebenkostenabrechnung noch Kosten für Gartenpflege von eventuelle Außenanlagen, dem Allgemeinstrom, Gebäude- und Gebäudehaftpflichtversicherung und einem Hauswart befinden. Je nach Vermieter sind auch Kosten für eine Gemeinschaftsantenne oder ein Breitbandkabel nicht auszuschließen.

Hausmeister oder Verwalter?

Viele Vermieter engagieren einen Hausmann oder Verwalter, da er lästige Pflichten übernimmt. Besonders der Winterdienst ist zu benennen, denn die gesetzliche Räumung von Schnee und Eis ist Pflicht.

Die Anstellung eines Hausmeisters ist allerdings umlagefähig. Sowohl der eigentliche Lohn, als auch die Sozialabgaben, können auf Mieter umgelegt werden. Hierbei kommt es allerdings darauf an, welche Aufgaben ihm zugeteilt wurden

Zu unterscheiden ist zwischen einem Hausmeister und einem Verwalter, denn Honorare eines Verwalters dürfen nicht auf der Nebenkostenabrechnung erscheinen. Gleiches gilt für ähnliche Kosten, zum Beispiel für:

  • Bankgebühren
  • Porto
  • Telefon
  • Zinsen

Oben genannte Posten sind von dem Vermieter zu entrichten.

Übernimmt ein Hausmeister Verwaltungstätigkeiten, geht die Bezahlung zulasten des Vermieters. Die klassischen Arbeiten eines Verwalters sind neben Abrechnungen auch Wohnungsbesichtigungen von Mietinteressenten.

Reparaturen und Instandhaltungskosten dürfen ebenfalls nicht auf der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Mieter sollten darauf achten, dass sich keine versteckten Kosten für die Wartung der Heizungsanlage oder einem eventuellen Fahrstuhl auf der Abrechnung befinden.

Als sicheres Indiz kann gewertet werden, wenn Reparaturkosten von einem Jahr zum anderen Jahr sehr unterschiedlich ausfallen.

Leerstehende Wohnungen

Nebenkosten für im Haus befindliche Räumlichkeiten, die nicht bewohnt werden, sind nicht auf die anderen Mieter umzulegen. Es ist unzulässig etwaige Kosten für leerstehende Wohnungen oder Gewerberäume auf Mieter abzuwälzen, diese sind vom Vermieter allein zu tragen.

Genauso verhält es sich, wenn sich in einem Mehrfamilienhaus ein Ladengeschäft befindet. Steht dieses leer, sind die Mieter nicht verpflichtet, die Nebenkosten zuzahlen. Vermieter müssen für die anfallenden Mehrkosten aufkommen.

Einmal im Jahr wird es spannend

Einmal pro Jahr steht die Nebenkostenabrechnung ins Haus. Für Mieter wird es spannend, denn es stellt sich die Frage, gibt es Geld zurück oder steht eine saftige Nachzahlung an? Der Deutsche Mieterbund rät jedem Mieter sich die Abrechnung genau anzusehen, denn jede zweite Abrechnung weist deutliche Mängel auf.

Generell ist der Vermieter in der Pflicht, sämtliche anfallenden Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Für die Umlage auf seine Mieter gibt es zwei unterschiedliche Alternativen. Als erstes wäre der Pauschalbetrag, indem Kosten für Müllabfuhr, Grundsteuern und Strom pauschal festgelegt werden. Der Vermieter darf sich hierbei an der Größe der Wohnfläche, sowie an den Vergleichswerten der Vorjahre orientieren. Diese Methode führt zwangsläufig dazu, dass der Vermieter auf Kosten sitzenbleibt, wenn der Mieter einen höheren Verbrauch hat.

Liegen umgekehrt die Kosten unter der gezahlten Pauschale, kann der Vermieter im nächsten Jahr korrigieren und muss den Mehrbetrag auszahlen. Da dieses Unterfangen mehr Arbeit bereitet, ist es Usus, dass bereits im Mietvertrag Nebenkosten vereinbart werden. Der Umlageschlüssel gibt Aufschluss darüber, wie viele Personen im Haus wohnen und auch die Anzahl der Wohnungen ist relevant. Ist kein Umlageschlüssel vereinbart, müssen sich die Nebenkosten an der Wohnfläche orientieren.

Ein Umlage- oder Verteilerschlüssel kann zu einem Problem werden, wenn eine Wohnung nur von einer Person, die Nachbarwohnung jedoch von einer vierköpfigen Familie bewohnt wird. Der Umlageschlüssel müsste dann entsprechende geändert werden. Mieter sollten auf jeden Fall darauf drängen, dass sämtliche Kosten, bei denen ein Verbrauch ermittelt wird, auch verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das gilt insbesondere bei Müllgebühren, Wasserverbrauch oder Strom.

So sieht eine korrekte Abrechnung aus

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung weist eine Auflistung der Gesamtkosten, abzüglich der Vorauszahlungen auf. Zudem müssen alle Anfangs- und Endzählerstände enthalten sein und auch eine Erläuterung und Berechnung darf nicht fehlen. Die genauen Fakten muss der Mieter nicht nur verstehen, sondern auch nachvollziehen können. Verschlüsselte Posten, wie eine aufwendige Umrechnung sind nicht zulässig.

Jeder Mieter hat zudem das Recht, Abrechnungsprotokolle und andere Belege einsehen zu dürfen. Dies betrifft Kosten für Müllabfuhr, Wasser, anteilige Heizung, Flurbeleuchtungskosten, sowie Versicherungsprämien und den Hausmeister.

Nicht selten versuchen Vermieter anteilige Kosten für leerstehende Wohnungen oder Gebühren für einen Schornsteinfeger auf die Mieter umzulegen. Diese Nebenkosten sind nicht rechtens, denn der Vermieter muss selber dafür aufkommen. Steht in einem Mietvertrag, dass sich eine Verteilung der Gesamtkosten nach der vermieteten Fläche rechnet, ist auch das unwirksam.

Kostenpunkte die ein Mieter nicht tragen muss

Hierzu zählen Kosten für Ersatzanschaffungen und Reparaturen. Diese versteckt ein Vermieter gern einmal unter der Rubrik Wartung. Auch Gebühren für einen Briefverkehr, Telefon oder Bankgeschäfte muss der Vermieter alleine tragen.

Gleiches gilt für überzogene Kosten bei der Reinigung der Gärtnerarbeiten. Wird schon ein Hausmeister beschäftig, dürfen Kosten für einen Gärtner nicht zusätzlich auftauchen. Eine Reinigungsfirma, die ohne Bedarf dreimal in der Woche den Flur wischt, muss ein Mieter nicht hinnehmen.

Fallen Müllgebühren für Mülltonnen von leerstehenden Wohnungen an, sind diese Kosten nicht umlagefähig.

Hinweis:
Jeder, der in eine neue Mietwohnung zieht, sollte vor Unterschrift des Mietvertrages die Quadratmeterzahl genau ermitteln. Nicht selten ist es der Fall, dass Umlagen auf Grund zu hoher Quadratmeterzahlen berechnet werden. Sollte es eine Abweichung von mehr als zehn Prozent geben, hat der Mieter das Recht eine Neuberechnung zu fordern.

Vermieter können durchaus listig sein. Bei einem Markt mit hohen Mietpreisen versprechen sich manche einen gewissen Vorteil. Nebenkosten werden bewusst zu niedrig angesetzt, kein Mieter darf hierdrauf hereinfallen, ansonsten droht eine kräftige Nachzahlung. Mieter müssen jedoch selber darauf achten, denn ein Vermieter darf die Nebenkosten zwar nicht zu hoch ansetzen, zu niedrig hingegen ist ihm nicht verboten.

Fristgerecht zahlen

Ist eine Nachzahlung der Nebenkosten fällig, muss ein Mieter den Betrag innerhalb von 30 Tagen an den Vermieter überweisen. Wird diese Frist nicht eingehalten, drohen schlimmstenfalls Zinsen. Allerdings hat ein Mieter 12 Monate Zeit, eine Nebenkostenabrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls auch Geld zurückzufordern.

Ein Mieter ist verpflichtet die Abrechnung zu prüfen, denn nur dann muss der Vermieter Kosten die zu viel gezahlt wurden, erstatten. Im Zweifelsfall können Experten weiterhelfen und sich die Unterlagen anschauen. Sollte der Vermieter auf etwaige Erstattungen nicht eingehen, bleibt dem Mieter nur der Gang zum nächsten Anwalt.

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